Etä- ja hybridityö ovat monessa organisaatiossa pysyvä osa arkea. Työ sujuu usein hyvin myös silloin, kun tiimi ei ole samassa paikassa, mutta johtaminen vaatii erilaista otetta kuin toimistolla. Kun käytävällä ei voi kysyä nopeasti neuvoa, selkeät käytännöt ja luottamus nousevat tärkeimmiksi asioiksi.
Selkeät tavoitteet ja vastuut
Etätiimissä epäselvyydet kasvavat helposti, koska väärinkäsityksiä ei huomata yhtä nopeasti. Siksi tavoitteet, vastuut ja aikataulut kannattaa kirjata näkyviin. Jokaisen tiimin jäsenen pitäisi tietää, mitä häneltä odotetaan, mihin mennessä ja kenelle hän raportoi. Kun johtaminen perustuu tuloksiin eikä siihen, kuinka paljon joku näyttää olevan paikalla, työntekijöillä on tilaa järjestää työnsä itselleen sopivalla tavalla.
Viestinnän pelisäännöt
Etätyössä viestintä hajautuu helposti moneen kanavaan. Tiimin kannattaa sopia, mitä kanavaa käytetään mihinkin. Kiireelliset asiat voivat kulkea pikaviestimessä, laajemmat päätökset sähköpostissa tai yhteisessä dokumentissa ja monimutkaiset keskustelut videopalaverissa. Samalla on hyvä sopia, kuinka nopeasti viesteihin odotetaan vastattavan. Selkeät pelisäännöt vähentävät sekä viestitulvaa että painetta olla tavoitettavissa koko ajan.
Säännölliset tapaamiset ja kahdenkeskiset keskustelut
Lyhyt viikkopalaveri pitää tiimin ajan tasalla ja auttaa huomaamaan ongelmat ajoissa. Yhteisten palaverien lisäksi esihenkilön kannattaa käydä säännöllisesti kahdenkeskisiä keskusteluja tiimin jäsenten kanssa. Niissä on tilaa puhua jaksamisesta, kehittymisestä ja asioista, jotka eivät tule esiin koko tiimin kesken. Etätyössä esihenkilö ei näe ilmeitä ja tunnelmaa samalla tavalla kuin toimistolla, joten kysyminen on entistä tärkeämpää.
Työkalut tukevat johtamista
Etätyössä käytetään monenlaisia työkaluja, kuten videopalveluja, pikaviestimiä, yhteisiä dokumentteja ja tehtävienhallintaa. Työkalujen määrä kannattaa pitää kohtuullisena, jotta tieto ei hajoa liian moneen paikkaan. Uuden työkalun käyttöönotossa on hyvä varata aikaa opastukselle ja sopia yhdessä, miten sitä käytetään. Työkalu ei kuitenkaan korvaa johtamista. Se tekee työn näkyväksi, mutta keskustelut, palaute ja päätökset vaativat edelleen ihmisten välistä vuorovaikutusta.
Luottamus ja yhteisöllisyys
Etätiimin johtaminen toimii vain, jos luottamus on molemminpuolista. Jatkuva valvonta viestii työntekijälle, ettei häneen luoteta, ja heikentää motivaatiota. Parempi tapa on sopia tavoitteista yhdessä ja seurata niiden toteutumista. Tällainen valmentava ote on keskeinen osa myös uudistavaa johtamista.
Yhteisöllisyys ei synny etätyössä itsestään, joten sille kannattaa varata aikaa. Vapaamuotoiset etäkahvit, onnistumisten juhlistaminen yhdessä ja ajoittaiset tapaamiset kasvokkain auttavat tiimiä tuntemaan toisensa myös ihmisinä.
Etätiimin johtamisessa korostuvat samat asiat kuin hyvässä johtamisessa yleensäkin: selkeys, kuunteleminen ja luottamus. Jos organisaatio on vasta siirtymässä uuteen työskentelytapaan, apua löytyy myös artikkelista muutosjohtaminen: näin viet organisaation muutoksen läpi onnistuneesti.